Más allá de intercambiar mensajes positivos protagonizados por Piolín y de chistes entre primos, este servicio de mensajería puede ayudar a que grupos de hasta 256 personas se comuniquen rápidamente
Hoy, una de las herramientas más usadas en el el trabajo es el WhatsApp, y no solamente para ponerse de acuerdo entre los compañeros, sino también como un poderoso canal para que los jefes transmitan instrucciones y hasta una que otra ocurrencia.
Pero en la situación atípica que se vive actualmente, el WhatsApp es una herramienta de comunicación mucho más importante que de costumbre y vital para mantener la productividad de las organizaciones, por lo que hay que aprender a usarla con mayor responsabilidad.
Más allá de intercambiar mensajes positivos protagonizados por Piolín y de chistes entre primos, este servicio de mensajería puede ayudar a que grupos de hasta 256 personas se comuniquen rápidamente, ya que es una aplicación que se encuentra en prácticamente cualquier smartphone del mundo.
De hecho, usted seguramente lo ha utilizado para comunicarse con compañeros de trabajo que se encuentran en otros países o ha aprovechado el servicio para hacer una llamada gratuita y que en otras circunstancias sería sumamente costosa.
Y aunque pareciera que todos saben usar esta aplicación, la realidad es que hoy existe una oportunidad de aprender a aprovecharla mejor para el trabajo remoto. Estas son algunas recomendaciones para lograrlo y que fueron proporcionadas directamente por los desarrolladores de WhatsApp.
Proporciona a todos la misma agenda de contactos
Las áreas de Sistemas de las organizaciones pueden elaborar tarjetas de direcciones completas, incluidos números de teléfono con códigos de país, a todos en la oficina. Esos contactos pueden subirse a los dispositivo de todos los miembros del equipo para que aparezcan inmediatamente en WhatsApp sin necesidad de desarrollar o mantener inicios de sesión.
Utilice WhatsApp Web o Desktop
Usar la versión de escritorio de WhatsApp para enviar mensajes desde una computadora puede ser mucho más cómodo para textos detallados o simplemente para cuando no se quiere perder tiempo cambiando de dispositivo.
Separe los anuncios de la discusión
Uno de los mayores problemas de “los grupos de guáts” es que los mensajes verdaderamente importantes pueden perderse entre las decenas de respuesta de “OK” o entre discusiones inútiles. Por ello, es mejor crear un grupo de “solo anuncios” para que únicamente los administradores de la cuenta puedan enviar mensajes con la información útil y precisa para todos.
Use grupos para equipos pequeños
Los grupos en WhatsApp son una forma útil de compartir ideas, obtener actualizaciones y comentarios inmediatos, colaborar en un proyecto y responder preguntas en tiempo real. Las respuestas a los mensajes facilitan que ubique un mensaje anterior que pudo perderse mientras estaba desarrollando otra actividad. Arme grupos en donde participen las personas a quien verdaderamente les interese los mensajes que envía.
Haga llamadas grupales o de video para reuniones
Estas son funcionalidades poco usadas de WhatsApp y que ayuda con la sincronización rápida de un equipo para tener, por ejemplo, una respuesta inmediata de los principales involucrados. Una llamada de voz grupal de WhatsApp, con hasta cuatro participantes, puede resolver un problema en menos tiempo. Y, por supuesto, para reuniones individuales, las videollamadas son como tener una sala de conferencias en cualquier lugar.
Contingencias como la actual, ayudan a acelerar el uso de la tecnología en el trabajo y es una excelente oportunidad para integrar nuevas herramientas en cuanto regrese la normalidad.
Con información de Carlos Tomasini
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